Bachelor Office Manager

• Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l’aide des outils en vigueur
• Gérer le système d’accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs
• Conduire les appels téléphoniques entrants et sortants ainsi que le traitement du courrier postal et électronique
• Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment ainsi que des espaces de travail en anticipant les besoins matériels liés aux activités des services
• Veiller à la mise en place et au respect des procédures d’entretien, de circulation et d’évacuation des locaux en s’appuyant sur les documents en vigueur dans l’entreprise (ex : document unique, procédures de secours …)
• Sélectionner ou renouveler les prestataires de l’organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d’offre pour répondre aux besoins économiques ou environnementaux des collaborateurs et de la structure dans une démarche RSE.
• Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires en s’appuyant sur une lecture économique et juridique des clauses des contrats

• Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires en utilisant les outils digitaux adaptés et en se conformant au budget des services généraux et aux contrats signés par les prestataires pour anticiper la bonne tenue de la comptabilité.
• Assurer l’interface entre l’expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes d’un service ou d’une organisation en s’appuyant sur des outils spécifiques et des logiciels comptables
• Participer à l’élaboration des budgets prévisionnels en identifiant les dépenses et les recettes des différents services en s’appuyant sur des logiciels comptables ou autres outils numériques ainsi que sur les rapports d’activités
• Assurer le suivi et le contrôle des budgets en lien avec l’expert-comptable ou avec le service comptabilité en analysant les écarts budgétaires de chaque service afin de réaliser un reporting financier auprès de la direction.

• Accompagner les entrées et les sorties des collaborateurs
• Assurer la gestion quotidienne du personnel (congés payés, absences, visites médicales, tickets restaurants…)
• Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d’embauche des équipes salariale
• Organiser la bonne intégration des nouveaux collaborateurs au sein des équipes
• Planifier la formation des équipes en favorisant la montée en compétences des collaborateurs en lien avec la direction
• Organiser les évènements de cohésion des équipes pluridisciplinaires

• Diffuser des informations pertinentes à destination des collaborateurs de la structure
• Organiser un plan de communication externe et un calendrier de contenu sur les réseaux sociaux
• Coordonner les projets transversaux internes en apportant son concours aux différents services de la structure et en créant du lien entre les équipes et la direction
• Optimiser l’accès et l’utilisation du système d’information et des technologies de la structure par les collaborateurs en s’appuyant sur la politique de transformation digitale définie par la Direction en l’adaptant à la nature fonctionnelle de l’organisation
• Appliquer et faire appliquer par les collaborateurs de l’entreprise une politique de protection des données personnelles en s’appuyant sur la réglementation RGPD en vigueur et sur des outils digitaux utilisés au sein de la structure

Savoirs-être by NOSCHOOL
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Interagir
Se dépasser
S’organiser
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Préparation aux examens
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